Acordul de prelucrare a datelor cu caracter personal este documentul prin care un cabinet de psihologie informează clientul și obține consimțământul explicit pentru colectarea, stocarea și utilizarea datelor sale personale, inclusiv a datelor privind sănătatea mentală, considerate categorie specială conform GDPR.
Diferența dintre acordul de prelucrare date și consimțământul informat
Cele două documente sunt adesea integrate, dar au scopuri distincte. Consimțământul informat se referă la natura intervenției psihologice — ce se va face, cu ce metode, cu ce riscuri și beneficii. Acordul de prelucrare a datelor se referă strict la modul în care sunt gestionate informațiile personale ale clientului — ce date se colectează, cum sunt stocate, cu cine pot fi partajate și pentru cât timp.
Ce trebuie să conțină acordul de prelucrare a datelor
- Identitatea operatorului de date (psihologul sau, dacă e cazul, entitatea juridică prin care funcționează cabinetul)
- Categoriile de date colectate (date de identificare, date privind sănătatea mentală, date financiare pentru facturare)
- Scopul prelucrării fiecărei categorii de date
- Temeiul legal al prelucrării (de regulă, consimțământul explicit pentru datele de sănătate)
- Perioada de retenție a datelor
- Terții cu care datele pot fi partajate, dacă este aplicabil (de exemplu, furnizori de servicii IT, alți specialiști, cu consimțământ specific)
- Drepturile clientului — acces, rectificare, ștergere, portabilitate, opoziție, retragerea consimțământului
- Modalitatea de contactare a operatorului pentru exercitarea acestor drepturi
- Dreptul de a depune o plângere la ANSPDCP
Consimțământul pentru date speciale trebuie să fie explicit
Pentru datele privind sănătatea, GDPR impune un standard mai ridicat decât pentru datele personale obișnuite — consimțământul trebuie să fie explicit, nu implicit sau dedus din comportament. În practică, acest lucru înseamnă o bifare activă sau o semnătură separată, nu o prezumție bazată pe simpla participare la ședință.
Ce se întâmplă dacă clientul nu este de acord
Dacă un client refuză să își dea consimțământul pentru prelucrarea datelor necesare desfășurării intervenției psihologice, terapeutul nu poate, de regulă, să continue colaborarea fără acest consimțământ — anumite date (cel puțin cele de identificare și de contact) sunt necesare pentru funcționarea practică a relației terapeutice. Este util ca acest aspect să fie clarificat de la prima discuție cu clientul.
Acordul de prelucrare în contextul platformelor digitale
Atunci când datele clienților sunt gestionate printr-o platformă software, acordul de prelucrare trebuie să menționeze și acest aspect — că datele sunt stocate electronic, la ce furnizor, cu ce măsuri de securitate. Clientul are dreptul să cunoască faptul că informațiile sale nu sunt păstrate doar pe hârtie, ci și în format digital, și ce implicații are acest lucru pentru securitatea datelor sale.
Reînnoirea și actualizarea acordului
Dacă politica de prelucrare a datelor cabinetului se schimbă semnificativ — de exemplu, introducerea unui nou serviciu digital sau a unui nou furnizor de stocare — este recomandată informarea clienților existenți și, dacă este necesar, obținerea unui consimțământ actualizat, nu doar continuarea tacită a colaborării conform vechilor termeni.